INTRODUCTION
TO ACCOUNTS PAYABLE
Account
payable is defined
in Webster's New Universal Unabridged Dictionary as:
accounts
payable.
a liability to a creditor carried on open account usually for purchases of
goods and services. [1935-40]
When
a company orders and receives goods (or services) in advance of paying for
them, we say that the company is purchasing the goods on account or on
credit. The supplier (or vendor) of the goods on credit is also referred to
as a creditor. If the company receiving the goods does not sign a promissory
note, the vendor's bill or invoice will be recorded by the company in its
liability account Accounts Payable (or Trade Payables).
As is
expected for a liability account, Accounts Payable will normally have a credit
balance. Hence, when a vendor invoice is recorded, Accounts Payable will be
credited and another account must be debited (as required by double-entry
accounting). When an account payable is paid, Accounts Payable will be debited
and Cash will be credited. Therefore, the credit balance in Accounts Payable
should be equal to the amount of vendor invoices that have been recorded but
have not yet been paid.
Under
the accrual method of accounting, the company receiving goods or
services on credit must report the liability no later than the date they were
received. The same date is used to record the debit entry to an expense or
asset account as appropriate. Hence, accountants say that under the accrual
method of accounting expenses are reported when they are incurred (not
when they are paid).
The
term accounts payable can also refer to the person or staff
that processes vendor invoices and pays the company's bills. That's why a
supplier who hasn't received payment from a customer will phone and ask to
speak with "accounts payable."
The accounts payable process involves
reviewing an enormous amount of detail to ensure that only legitimate and
accurate amounts are entered in the accounting system. Much of the information
that needs to be reviewed will be found in the following documents:
- purchase
orders issued by the company
- receiving
reports issued by the company
- invoices
from the company's vendors
- contracts
and other agreements
The
accuracy and completeness of a company's financial statements are dependent on
the accounts payable process. A well-run accounts payable process will include:
- the
timely processing of accurate and legitimate vendor invoices,
- accurate
recording in the appropriate general ledger accounts, and
- the
accrual of obligations and expenses that have not yet been completely
processed.
The
efficiency and effectiveness of the accounts payable process will also affect
the company's cash position, credit rating, and relationships with its
suppliers.
AUDITS OF ACCOUNTS PAYABLE
Auditors often focus on the
existence of approved invoices, expense reports, and other supporting
documentation to support cheques that were cut. The presence of a confirmation
or statement from the supplier is reasonable proof of the existence of the
account. It is not uncommon for some of this documentation to be lost or
misfiled by the time the audit rolls around. An auditor may decide to expand
the sample size in such situations.
Auditors typically prepare an aging
structure of accounts payable for a better understanding of outstanding debts
over certain periods (30, 60, 90 days, etc.). Such structures are helpful in
the correct presentation of the balance sheet as of fiscal year end.
INTERNAL CONTROLS
A variety of checks against abuse
are usually present to prevent embezzlement by accounts payable personnel. Segregation of duties is a common control. Nearly all
companies have a junior employee process and print a cheque and a senior
employee review and sign the cheque. Often, the accounting software will limit
each employee to performing only the functions assigned to them, so that there
is no way any one employee – even the controller – can singlehandedly make a payment.
Some companies also separate the
functions of adding new vendors and entering vouchers. This makes it impossible
for an employee to add himself as a vendor and then cut a cheque to himself
without colluding with another employee. This file is referred to as the master
vendor file. It is the repository of all significant information about the
company's suppliers. It is the reference point for accounts payable when it
comes to paying invoices.
In addition, most companies require
a second signature on cheques whose amount exceeds a specified threshold.
Accounts payable personnel must
watch for fraudulent invoices. In the absence of a purchase
order system, the first line
of defense is the approving manager. However, A/P staff should become familiar
with a few common problems, such as "Yellow
Pages" ripoffs in which fraudulent operators offer to
place an advertisement. The walking-fingers logo has never been trademarked,
and there are many different Yellow Pages-style directories, most of which have
a small distribution. According to an article in the Winter 2000 American Payroll Association's Employer Practices, Vendors may
send documents that look like invoices but in small print they state "this
is not a bill." These may be charges for directory listings or
advertisements. Recently, some companies have begun sending what appears to be
a rebate or refund check; in reality, it is a registration for services that is
activated when the document is returned with a signature."
In accounts payable, a simple
mistake can cause a large overpayment. A common example involves duplicate
invoices. An invoice may be temporarily misplaced or still in the approval
status when the vendors calls to inquire into its payment status. After the A/P
staff member looks it up and finds it has not been paid, the vendor sends a
duplicate invoice; meanwhile the original invoice shows up and gets paid. Then
the duplicate invoice arrives and inadvertently gets paid as well, perhaps
under a slightly different invoice.
PENGANTAR
HUTANG
Dalam
Webster New Universal Unabridged Dictionary akun hutang didefinisikan sebagai:
hutang dagang. Kewajiban kepada kreditur dilakukan pada rekening terbuka biasanya
untuk pembelian barang dan jasa.
Ketika
menerima barang atau jasa dan pesanan perusahaan, sebelum membayar untuk itu
semua, kita mengatakan perusahaan membeli barang secara ansuran atau kredit.
Pemasok atau vendor barang secara kredit biasanya di sebut sebagai kreditur.
Jika perusahaan menerima barang tanpa mendapatkan surat perjanjian, tagihan
vendor atau faktur akan disimpan oleh perusahaan dalam akun kewajiban hutang
atau hutang Usaha.
Seperti
yang diharapkan pada akun kewajiban Hutang biasanya memiliki saldo kredit. Oleh
karena itu ketika faktur vendor yang dicatat akan di kreditkan dan akun lain
akan masuk ke debet (seperti yang telah disyaratkan oleh akuntansi
double-entry). Ketika akun hutang dibayar, Hutang akan di debet dan kas akan dikreditkan.
Oleh karena itu saldo kredit Hutang harus sama dengan jumlah faktur vendor yang
telah dicatat tetapi belum dibayar.
Berdasarkan
metode akrual, perusahaan yang menerima barang atau jasa secara kredit harus
melaporkan kewajiban selambat-lambatnya tanggal pesanan diterima. Tanggal yang
sama digunakan untuk mencatat masuknya debet terhadap biaya atau asset akun
yang sesuai. Oleh karena itu akuntan mengatakan bahwa dengan metode
akrual, biaya akuntansi dilaporkan pada
saat terjadinya transaksi ( bukan ketika mereka dibayar).
Rekening
hutang berjangka juga dapat merunjuk kepada orang atau staf yang memperoses
faktur vendor dan membayar tagihan perusahaan. Itu sebabnya pemasok yang belum
menerima pembayaran dari pelanggan akan menghubungi dan meminta untuk
membicarakan hutang yang ada. Proses Rekening hutang melibatkan sejumlah besar
detail untuk memastikan bahwa jumlah yang hanya sah dan akurat dimasukkan dalam
system akuntansi. Banyak informasi yang perlu ditinjau kembali dalam
dokumen-dokumen berikut:
- pesanan
pembelian yang dikeluarkan oleh perusahaan
- laporan
penerimaan yang dikeluarkan oleh perusahaan
- faktur
dari vendor perusahaan
- kontrak
dan perjanjian lainnya
Ketetapan
dan kelengkapan laporan keuangan perusahaan tergantung pada proses hutang. Sebuah
proses akun hutang dikelolah dengan baik akan mencakup:
- pengolahan
tepat waktu yang akurat dan sah tentang faktur vendor
- rekaman
yang akurat dalam buku besar yang sesuai dengan kententua umum, dan
- kewajiban
dan beban dalam system akrual yang belum sepenuhnya diproses.
Keefisiensi
dan keefektivitasan pada proses hutang juga akan mempengaruhi posisi perusahaan
kas, kredit, dan hubungan dengan pemasok.
MENGAUDIT REKENING HUTANG
Auditor lebih focus pada keberadaan
faktur yang disetujui, laporan pengeluaran, dan dokumen pendukung lainnya untuk
mendukung pemeriksaan yang telah terjadi. Kehadiran konfirmasi atau pernyataan
dari pem asok adalah bukti yang
masuk tentan g keberadaan akun. Hal ini
tidak biasa untuk beberapa dokumentasi ini akan hil ang atau misfiled pada saat mengaudit. Seorang auditor
mungkin memutuskan untuk memperluas ukuran sampel dalam situasi seperti itu.
Auditor biasanya menyiapkan struktur
penuaan hutang untuk pemahaman yang lebih baik dari hutang selama periode
tertentu (30, 60, 90 hari, dll) . Struktur seperti ini membantu dalam
presentasi yang benar dari neraca per akhir tahun fiskal.
KONTROL INTERNAL
Berbagai pemeriksaan terhadap
penyalahgunaan biasanya hadir untuk mencegah penggelapan oleh hutang. Pemisahan
tugas adalah pengendali. Hampir semua perusahaan memiliki proses karyawan
junior dan mencetak cek dan review atas karyawan dan menandatangani cek.
Seringkali software akuntansi akan membatasi setiap karyawan untuk melakukan
tugas yang dibebankan kepada mereka, sehingga tidak ada cara untuk karyawan -
bahkan controller sendirian dapat melakukan pembayaran.
Beberapa perusahaan juga memisahkan
fungsi, menambahkan vendor baru dan memasuki voucher. Hal ini membuat tidak
mungkin bagi seorang karyawan untuk menambahkan dirinya sebagai vendor dan
kemudian memotong cek untuk dirinya sendiri tanpa bertanya dengan karyawan
lain. File ini disebut sebagai file induk penjual. Ini adalah repositori dari
semua informasi penting tentang perusahaan pemasok. Ini adalah titik acuan
untuk hutang ketika datang untuk membayar tagihan.
Selain itu, sebagian besar
perusahaan membutuhkan tanda tangan kedua pada cek yang jumlahnya melebihi
ambang batas tertentu.
Akun
hutang harus memperhatikan faktur palsu. Dengan tidak adanya sistem
pesanan pembelian, baris pertama pertahanan adalah manajer menyetujui. Namun
staf harus akrab dengan beberapa masalah umum, seperti "Yellow Pages"
ripoffs di mana operator penipuan menawarkan untuk menempatkan iklan. Berjalan
cari logo yang belum pernah merek dagangi, dan ada banyak Yellow Pages gaya
direktori yang berbeda, yang sebagian besar memiliki distribusi kecil. Menurut
sebuah artikel di Praktek Kerja Musim Dingin 2000 Amerika Payroll Association, Vendor
dapat mengirimkan dokumen yang terlihat seperti faktur tetapi dalam cetakan
kecil mereka menyatakan" ini bukan tagihan." Ini mungkin biaya untuk
daftar direktori atau iklan. Baru-baru ini, beberapa perusahaan telah mulai
mengirimkan apa yang tampaknya menjadi potongan atau pengembalian dana cek, pada
kenyataannya itu adalah pendaftaran
untuk layanan yang diaktifkan ketika dokumen dikembalikan dengan tanda tangan
".
Dalam hutang, kesalahan sederhana
dapat menyebabkan kelebihan pembayaran yang besar. Sebuah contoh umum
melibatkan duplikat faktur. Faktur mungkin sementara salah tempat atau masih
dalam status persetujuan ketika vendor panggilan untuk menyelidiki status
pembayarannya. Setelah anggota staf terlihat itu dan menemukan itu belum
dibayar, vendor mengirimkan faktur duplikat; Sementara faktur asli muncul dan
dibayar. Kemudian duplikat faktur tiba dan secara tidak sengaja dibayar juga,
mungkin di bawah faktur sedikit berbeda.
Referensi
